Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Surat Berbasis Web Pada Fakultas Sains dan Teknik Universitas Perwira Purbalingga

Design of a Web-Based Mail Management Information System at the Faculty of Science and Engineering Perwira Purbalingga University

Abstrak

Pengolahan data arsip yang dilakukan secara manual dapat menjadi penghambat kinerja suatu instansi, salah satunya pada Fakultas Sains dan Teknik Universitas Perwira Purbalingga. Pencatatan data-data surat masuk maupun surat keluar menggunakan cara-cara manual dikhawatirkan data-data surat akan mudah rusak atau hilang serta tulisan akan sulit dibaca oleh pegawai seiring berjalannya waktu yang nantinya akan menimbulkan kekeliruan serta memiliki kendala dalam hal keamanan data. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi untuk menangani proses pengelolaan, pendisposisian, pengarsipan, dan rekapitulasi laporan surat masuk dan surat keluar sehingga meminimalisir kesalahan atau kekeliruan, keamanan data dan kehilangan data. Sistem Informasi Manajemen Surat dirancang menggunakan PHP dan MySQL. Karena berbasis web, aplikasi ini memiliki kelebihan yaitu mudah untuk dioperasikan, admin dapat mengelola dengan login user sehingga dapat melakukan pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta dapat melakukan pencari data dan mencetak laporan. Hasil yang diperoleh dari implementasi Aplikasi Manajemen Surat ini yaitu untuk menjadi pengganti proses konvensional agar terdigitalisasi sehingga dapat berjalan lebih cepat, efektif dan efisien serta dapat membantu fakultas dalam hal pengarsipan, administrasi surat, dan memberikan informasi laporan surat masuk, laporan surat keluar dan disposisi.

Kata Kunci: Manajemen Surat, Pengarsipan, PHP, MySQL

Archival data processing that is done manually can hinder the performance of an agency, one of which is at the Faculty of Science and Engineering, Perwira Purbalingga University. Recording incoming and outgoing mail data using manual methods is feared that the letter data will be easily damaged or lost and the writing will be difficult to read by employees over time which will cause errors and have problems in terms of data security. Therefore, a computerized system is needed to handle the process of managing, disposing, archiving, and recapitulating incoming and outgoing mail reports so as to minimize errors or errors, data security and data loss. The Mail Management Information System is designed using PHP and MySQL. Because it is web-based, this application has the advantage of being easy to operate, the admin can manage by user login so that it can manage incoming letters and outgoing letters and can search for data and print reports. The results obtained from the implementation of this Mail Management Application are to be a substitute for conventional processes to be digitized so that they can run faster, more effectively and efficiently and can help faculty in terms of archiving, mail administration, and provide information on incoming mail reports, outgoing mail reports and dispositions.

 Keywords: Mail Management, Archiving, PHP, MySQL